https://movingtime.ro » SFATURI PENTRU RELOCAREA SEDIULUI UNEI COMPANII

Relocarea intr-un spatiu nou de lucru este un proces la fel de dificil ca si o mutare rezidentiala. Aveti articole de mobilier de dimensiuni mari, aparatura electronica greu de impachetat si diverse spatii de depozitare cu obiecte mici si diferite. De asemenea nu dispuneti de foarte mult timp pentru a rezolva totul, deoarece nu va puteti opri activitatea pentru a va ocupa de mutarea sediului. Asadar, va invitam sa consultati cateva idei pentru a va asigura ca acest proces decurge cat mai usor posibil.

1. INCEPETI PLANIFICAREA DIN TIMP

Sa va ocupati de mutare in timp ce aveti si alte sarcini este extrem de dificil. Trebuie sa incepeti sa planificati totul din timp, delegand sarcini si stabilind termene limita. Altfel, va puteti afla in situatia in care, din lipsa de timp, va trebui sa alocati ore suplimentare pentru pregatirea si impachetarea anumitor obiecte ce urmeaza a fi mutate in ultimul moment. Pe langa un plan bine stabilit, va trebui sa aveti si un buget alocat acestui proces pentru a va ajuta va organizati toate activitatile cat mai efficient.

2. NOMINALIZATI O PERSOANA RESPONSABILA

Chiar daca sarcinile vor fi impartite, este totusi important sa aveti o persoana responsabila cu relocarea companiei Dumneavoastra. De obicei persoanele indicate ar fi din departamentul administrativ, sau cineva care are experienta cu acest tip de activitate.

3. INCERCATI SA GASITI CEA MAI BUNA FIRMA DE MUTARE PENTRU DUMNEAVOASTRA

Recomandarea noastra este sa cautati si sa primiti oferte de la cel putin trei firme ce ofera servicii de relocare, inainte de a semna un contract. Mutarea unei companii poate fi relativ scumpa, astfel, daca bugetul va permite ,incercati sa anagajati firme care ofera servicii complete cum ar fi : impachetare, demontarea / montarea mobilierului, incarcare, transport, descarcare si reciclarea materialelor folosite pentru aceste servicii. Stabiliti intalniri cu reprezentantii firmelor la sediul Dumneavoastra pentru a inregistra toate obiectele ce trebuiesc mutate si pentru a va oferi consultanta de specialitate.

4. INSARCINATI FIECARE ANAGAJAT CU RESPONSABILITATEA IMPACHETARII PROPRIULUI SPATIU DE LUCRU

Chiar daca ati contractat o firma de relocare pentru intreg procesul, este de mare ajutor ca fiecare angajat sa isi impacheteze propriul birou. Anuntati termenul limita pana cand vor trebui sa fie gata si organizati-va activitatea in asa fel incat sa puteti aloca un timp de cateva ore in ziua mutarii, pentru ca tot personalul sa isi puna toate lucrurile in ordine.

5. NU UITATI DE DEPARTAMENTUL I.T.

Una dintre complicatiile care pot aparea in timpul mutarii intr-un nou spatiu de lucru este deconectarea si conectarea intregii aparaturi tehnice. Imediat cum aveti data relocarii stabilita, rugati personalul I.T. sa intocmeasca un plan pentru a transfera tot echipamentul companiei Dumneavoastra. Acesta poate include: servere, telefoane, computere dar si echipamente de date. Daca vor exista obiecte de care nu mai aveti nevoie, le puteti marca pentru a fi donate.

6. INTERESATI-VA DE REGULILE CLADIRII

In cazul in care compania Dumneavoastra nu detine cladirea din care plecati sau in care va veti muta, aflati din timp care sunt regulile proprietarilor in cazul unui proces de relocare. Este posibil sa aveti voie sa va mutati doar dupa incheierea orelor de lucru, sa inaintati o cerere pentru a folosi liftul de servicu, sau sa obtineti aprobarile necesare doar pentru anumite date. Stabiliti toate aceste detalii cat din timp posibil, deoarece de ele va depinde logistica mutarii Dumneavoastra.

7. MODIFICATI ADRESA DE CORESPONDENTA

Este indicat sa actualizati documentele cu noua adresa din timp, astfel comandati noi carti de vizita, documente oficiale, plicuri, etichete, etc. imediat cum aveti stabilita noua adresa. Asigurati-va ca va notificati si clientii de aceasta schimbare, oferindu-le si data cu care va vor gasi la noua locatie.

8. ETICHETATI CUTIILE CU METICULOZITATE

Etichetarea cutiilor este foarte importanta. Pentru a va relua activitatea cat mai repede, acordati atentie inscriptionarii corecte a fiecarei cutii, in special cele care contin obiecte de stricta necesitatea in profesia Dumneavoatrsa. Va sugeram sa intocmiti o lista in care veti nota numarul fiecarei cutii, locatia unde va fi asezata si continutul acesteia. Este o activitate suplimentara dar care va va economisi timp pretios cand va aflati in noul sediu si va fi o informatie la care va avea acces intreg personalul, pentru ca fiecare angajat sa se organizeze cat mai efficient.

9. ASIGURATI-VA CA MOBILIERUL SI ECHPAMENTELE SE VOR POTRIVI

Inainte de a incepe impachetarea si pregatirea pentru transport, verificati daca anumite obiecte de mobilier, electrocasnice pentru camera de recreere sau echipamente tehnice, se vor potrivi in locatiile destinate. Aceasta verificare se face in special pentru mobilierul salilor de conferinta, zonei de receptie, sali de training, etc. Ehipa de manipulare contractata va putea astfel fi informata de pozitia excta a fiecarui articol, evitand situatiile in care va trebui sa faceti modificari ulterioare.

Relocarea sediului unei companii este o activitate complexa si trebuie organizata pana in cel mai mic detaliu. Echipa noastra se va ocupa de toate aspectele, colaborand in permanenta cu Dumneavoatra, oferindu-va asistenta si consultanta pe durata intregului proces.